Under 2016 har Naturvårdsverket genomfört ett projekt med två mål:
- Ta fram en generisk process för att skapa öppna data. Processen har tagits fram från grunden och vi har hämtat mycket inspiration och struktur från befintliga processer inom Naturvårdsverket.
- Översätta och testa en mognadsmodell för informationshantering från England. Mognadsanalysen syftar till att skapa bra förutsättningar för att bland annat kunna skapa öppna data av myndighetens information.
Projektet har resulterat i att Naturvårdsverket tagit fram två verktyg: process för att tillgängliggöra information och verktyg för uppföljning av informationshantering. Arbetet har samordnats med kraven på informationssäkerhet, PSI-lagen och E-pliktslagen.
Process för att tillgängliggöra information
E-delegationen har tagit fram en nationell vägledning vidareutnyttjande.se som nu förvaltas av Riksarkivet. I vägledningen finns en checklista för hur man snabbt kommer igång med öppna data. Syftet är att identifiera informationsmängder som inte är juridiskt komplicerade och inte innehåller sekretessreglerade uppgifter, personuppgifter eller tredje parts upphovsrätt och därmed kan publiceras som öppna data.
Checklistan är en god start men Naturvårdsverket har arbetat med denna under att antal år och nu tagit nästa steg. Det har skett genom att ta fram en process för att tillgängliggöra information. Den säkerställer att verksamheten får tips på hur man kan hantera olika problemställningar och ställa alla de viktiga frågor som behövs när man tillgängliggör sin information.
Processen är livscykelbaserad och börjar med att informationsägaren vill tillgängliggöra en informationsmängd och slutar med att informationsmängden avvecklas. Informationen tillgängliggörs antingen som öppna data eller endast som metadata om det finns hinder för publicering. Genom att följa processen kan en organisation leva upp till PSI-lagens krav om att publicera en förteckning över vilka typer av handlingar som vanligen kan tillhandahållas elektroniskt för vidareutnyttjande samt tillhörande information. För Naturvårdsverkets del så utgörs den PSI-förteckning som krävs enligt 11 § PSI-lagen av vår centrala metadatakatalog.
Inom Naturvårdsverket har vi i processen säkerställt att kraven från E-pliktslagen uppnås. Det sker genom att vi publicerar metadata i det öppna arkivet DiVA. Därifrån sker en automatisk överförning till Kungliga biblioteket och till vår egen centrala metadatakatalog. Vi får också en automatisk överföring från metadatakatalogen till den nationella portalen öppnadata.se. Dessa automatiska kopplingar leder också till att vår information blir sökbar via söktjänster, som till exempel Google.
Process för metadata
I processen för tillgängliggörande av information hänvisar vi till en process för att skapa metadata. Naturvårdsverket har tagit fram även den processen. I den utgår vi från tre olika typer av handlingar som kan kräva metadata av olika typer.
- Myndighetspublikationer
- Datamängder
- Inspire-datamängder
- Masterdatamängder
- Övriga datamängder
- Övriga handlingar
Processen, verktyget för uppföljning av vår informationshantering, informationspolicy och kopplade rutiner från detta projekt stöttar alltså lagefterlevad av E-pliktslagen, PSI-lagen samt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrift kring informationssäkerhet.
Verktyg för uppföljning av informationshantering
En hög mognad i informationshantering är en bra förutsättning för att kunna följa lagkrav, strategier och policys. Det är en förutsättning för att kunna tillgängliggöra information på ett öppet och säkert sätt. Informationsägare behöver vara utpekade i organisationen. De behöver ha kunskap om vad informationen innehåller, var den är lagrad och hur man kan hämta den.
Information är en av Naturvårdsverkets allra viktigaste strategiska resurser. Vår information behöver därför också hanteras därefter. Verktyget som vi har tagit fram utgår ifrån de krav som finns i Naturvårdsverkets styrdokument. Det ger våra informationsägare ett enkelt sätt att följa upp och göra uppskattningar av mognaden i informationshanteringen. Detta skapar förutsättningar för att kunna förvalta vår information på ett bra och strukturerat sätt.
Verktyget vi tagit fram utgår från Naturvårdsverkets styrdokument och är inte i alla delar direkt tillämpbart på andra organisationer, till skillnad från den framtagna processen för tillgängliggörande av information. Det kan däremot vara en inspiration för andra som vill arbeta medvetet för att öka sin mognad för informationshantering.
Textinnehållet och bilder på och filer kopplat till processerna samt verktyget för informationshantering är licensierat under CC-BY.